Privacybeleid
Versie 2.0 · Geldig vanaf 1 april 2026 · ZwemExpert B.V.
1. Wie zijn wij?
ZwemExpert B.V. (hierna: "ZwemExpert", "wij", "ons") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
ZwemExpert B.V. · Siriusdreef 17, 2132WT Hoofddorp · KvK: 87409917
E-mail: info@zwemexpert.nl · Tel: +31 20 205 1149
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens. Een deel hiervan wordt gevraagd bij inschrijving, de rest via het intakeformulier dat na bevestiging van de inschrijving wordt ingevuld.
Ouder/verzorger (opdrachtgever)
- Voornaam en achternaam
- E-mailadres en telefoonnummer
- Factuuradres (straat, huisnummer, postcode, stad, land)
- Betalingsgegevens (via Mollie en/of Stripe – wij slaan zelf geen betaalkaartgegevens op)
- Communicatiegeschiedenis (e-mails, berichten)
- E-mailadres voor kampgerelateerde communicatie (indien afwijkend)
- Telefoonnummer bereikbaarheid tijdens kamp
Deelnemer (kind) — basisgegevens
Verzameld bij inschrijving en/of via het intakeformulier
- Voornaam, roepnaam en achternaam
- Geboortedatum en geslacht
- Zwemvereniging/club (optioneel)
- Pasfoto (voor identificatie en promotionele doeleinden, mits toestemming verleend)
Deelnemer — sportprestaties en trainingsprofiel
Verzameld via het intakeformulier, ten behoeve van gerichte begeleiding
- Zwemniveau en persoonlijk record(s)
- Beste tijden 100m per slag (vrije slag, schoolslag, rugslag, vlinderslag, wisselslag)
- Favoriete slag en trainingsfocus
- Aandachtspunten en persoonlijke doelen voor het kamp
- SwimRankings ID (optioneel, voor koppeling aan openbare wedstrijdresultaten)
Deelnemer — materiaal en uitrusting
Verzameld via het intakeformulier, ten behoeve van materiaalverstrekking
- T-shirtmaat
- Type en maat zwembroek of badpak (inclusief heupomvang in cm)
- Voorkeur voor Arena-trainingsmateriaal (optioneel)
Deelnemer — bijzondere (medische) persoonsgegevens
Bijzondere categorie – uitsluitend verwerkt op basis van vitaal belang (Art. 9(2)(c) AVG) en/of expliciete toestemming
- Medicijngebruik: naam, dosering en gebruiksomstandigheden
- Medische bijzonderheden: ziektebeelden, beperkingen, allergieën en intoleranties
Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld met de direct betrokken begeleiders en coaches tijdens het kamp, en worden uiterlijk 1 jaar na afloop van het kamp verwijderd.
Deelnemer — reisgegevens
Alleen van toepassing bij boeking van vlucht- of verblijfextras
- Paspoortgegevens: voornaam en achternaam zoals in paspoort
- Scan/foto voorzijde en achterzijde paspoort of identiteitsbewijs
- KLM Flying Blue lidnummer (optioneel)
- Kamervoorkeur (bijv. roommate-wens)
Paspoortscans worden uitsluitend gebruikt voor het boeken van vluchten en verblijf bij externe aanbieders. Ze worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van de reis, en uiterlijk 3 maanden na afloop van het kamp actief verwijderd.
Noodcontactpersoon
- Naam noodcontact
- Relatie tot deelnemer
- Telefoonnummer noodcontact
Toestemmingen
- Toestemming foto- en videomateriaal voor promotionele doeleinden
- Akkoord privacybeleid en algemene voorwaarden (inclusief tijdstip)
Technische en analytische gegevens
- IP-adres (geanonimiseerd opgeslagen voor analytics)
- Browsertype en apparaatinformatie
- UTM-parameters en marketingbron (bijv. via welke advertentie iemand heeft ingeschreven)
- Paginabezoeken en interacties (via Google Analytics/GTM)
- Sessiegegevens voor inlogbeheer
3. Waarom verwerken wij uw gegevens?
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uitvoering inschrijvings- en betalingsproces | Uitvoering overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG) |
| Klantaccount aanmaken en beheren | Uitvoering overeenkomst |
| Verwerking medische gegevens (medicijnen, allergieën, bijzonderheden) | Vitaal belang deelnemer (Art. 6(1)(d) + Art. 9(2)(c) AVG) |
| Materiaalverstrekking (shirt, zwembroek, uitrusting) | Uitvoering overeenkomst |
| Reisboeking (vluchten, verblijf) – paspoortgegevens | Uitvoering overeenkomst |
| Trainingsbegeleiding op maat (tijden, slag, doelen) | Uitvoering overeenkomst |
| Communicatie over kamp en programma | Uitvoering overeenkomst |
| Nieuwsbrief en marketingcommunicatie | Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG) |
| Foto's/video's voor promotionele doeleinden | Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG) |
| Wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaal) | Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG) |
| Verbetering van onze diensten en website | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG) |
4. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten:
- Mollie B.V. – betalingsverwerking (Nederlandse betaalprovider). Mollie is gecertificeerd betaalinstituut onder toezicht van DNB. Privacybeleid: mollie.com/nl/privacy
- Stripe Inc. – betalingsverwerking. Stripe is PCI-DSS gecertificeerd. Privacybeleid: stripe.com/nl/privacy
- Resend / Postmark – verzending van transactionele e-mails.
- ActiveCampaign – e-mailmarketing (alleen bij toestemming voor nieuwsbrief).
- Cloudflare Inc. – hosting en infrastructuur. Gegevens worden verwerkt in de EU.
- Google (Analytics/GTM) – geanonimiseerde website analytics.
- Begeleiders en coaches – voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van het kamp (naam, medische bijzonderheden deelnemer).
- Luchtvaartmaatschappijen en accommodatieverschaffers – wanneer de opdrachtgever een vlucht- of verblijfextra heeft geboekt, worden de benodigde persoonsgegevens gedeeld ten behoeve van die boeking.
Wij verstrekken uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Klantgegevens en inschrijvingen | 7 jaar na afloop activiteit | Fiscale bewaarplicht |
| Medische informatie (medicijnen, bijzonderheden, allergieën) | Uiterlijk 1 jaar na afloop kamp | Veiligheid, daarna actief verwijderd |
| Paspoortscans / ID-scans | Uiterlijk 3 maanden na afloop van het kamp | Uitsluitend voor vluchten/verblijfboeking |
| Sportprestaties en trainingsgegevens | Zolang account actief is | Voortgangsregistratie op verzoek ouder |
| Pasfoto deelnemer | Zolang account actief is, of bij intrekking toestemming | Identificatie en promotie (mits toestemming) |
| Marketingtoestemming en nieuwsbrief | Tot intrekking toestemming | Op basis van toestemming |
| Technische logs en sessiegegevens | Maximaal 90 dagen | Beveiliging en foutopsporing |
| Accountgegevens | Zolang actief + 2 jaar daarna | Klantrelatie |
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens actief en onherstelbaar verwijderd uit onze systemen. U kunt ook zelf een verwijderingsverzoek indienen via info@zwemexpert.nl.
6. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage: u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen ("recht om vergeten te worden").
- Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Intrekking toestemming: gegeven toestemming kunt u te allen tijde intrekken.
Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@zwemexpert.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
7. Cookies
Wij maken gebruik van cookies voor:
- Functionele cookies: voor inloggen en sessiebeheer (noodzakelijk).
- Analytische cookies: Google Analytics – geanonimiseerd, zonder marketingprofiel.
- Marketingcookies: Facebook Pixel – alleen bij toestemming via onze cookiebanner.
U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:
- SSL/TLS-versleuteling voor alle datatransmissies
- Wachtwoorden worden opgeslagen als bcrypt-hashes
- Betalingen verlopen via gecertificeerde betaalplatformen (Mollie, Stripe)
- Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegd personeel
- Regelmatige beveiligingsaudits
9. Internationale doorgifte
Sommige van onze dienstverleners (zoals Stripe, ActiveCampaign, Google) verwerken gegevens buiten de EER. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCC's). Mollie verwerkt gegevens binnen de EU.
10. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op zwemexpert.nl/privacybeleid. Bij substantiële wijzigingen informeren wij u per e-mail.
11. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of het uitoefenen van uw rechten:
Functionaris Gegevensbescherming
ZwemExpert B.V. · Siriusdreef 17, 2132WT Hoofddorp
E-mail: info@zwemexpert.nl